Derfor er HR systemer vigtige for alle virksomheder

HR systemer er blevet et redskab, som mange virksomheder ikke kan undvære i dag. Særligt i de helt store virksomheder, er et godt HR system uundværligt. Et godt HR system giver nemlig mange fordele for virksomhederne.

Selvom HR systemer er særligt brugt blandt de større virksomheder, har mindre virksomheder også gavn af et godt HR system. Vi har i det følgende samlet de mest væsentlige fordele ved at have et HR system, som alle virksomheder og HR-ansatte bør kende.

Bevar overblikket over alle medarbejdere

Det helt grundlæggende for alle HR systemer er, at det bygger på en database over alle medarbejderne. Her kan al data om medarbejderen opbevares – det gælder bl.a. ansættelseskontrakt, persondata som CPR-nummer, adresse, telefonnummer m.m. Derudover vil der også kunne gemmes data fra eksempelvis gennemførte kurser samt personanalyser o.l.

Kort sagt kan al data om den enkelte medarbejder samlet ét sted. Det gør det let for virksomheden at finde data vedrørende den pågældende medarbejder, lige som data på tidligere medarbejdere let kan slettes i henhold til virksomhedens persondatapolitik.

Når dataene er samlet ét sted, bliver det også lettere at gennemføre en 360 graders analyse af medarbejderne – en analyse af den enkelte medarbejders styrker og udviklingsområder. Et HR system hjælper altså også til at skabe en konkret vurdering af, hvilke medarbejdere der eksempelvis skal sendes på kurser eller anden efteruddannelse for at styrke deres svagheder.

Samlingen af medarbejderdata kan være meget tidsbesparende for HR-medarbejderne, da de kun skal søge efter oplysninger ét sted.

Opbevar medarbejderdata i overensstemmelse med GDPR

I maj 2018 trådte EU’s persondataforordning i kraft. Dette har stillet større krav til, hvordan persondata opbevares og behandles – og dette gælder både i forhold til virksomhedens kunder og ansatte.

Som beskrevet i det foregående afsnit kan et HR system samle al medarbejderdata ét sted. Dermed lettes processen også, hvis data for en tidligere medarbejder skal slettes, da man ikke skal lede i flere forskellige systemer, for at finde frem til medarbejderens data.

Derudover stiller GDPR generelt krav til sikkerheden i forbindelse med opbevaring af data. Derfor gælder det også om at finde et HR system, der er GDPR Compliant. Dog vil langt de fleste HR systemer i dag opfylde kravene fra GDPR, da dette kan være altafgørende for, om en virksomhed vælger det pågældende system.

Skaler systemet efter virksomhedens størrelse

Alle virksomheder kan opleve vækstperioder – lige som de kan opleve nedgangsperioder. Uanset hvilken periode en virksomhed oplever, stiller det også krav til virksomhedens HR system. HR systemet kan altså tilpasses virksomhedens aktuelle behov, og derfor er virksomheden heller ikke bundet til høje udgifter for et system, hvor virksomheden ikke udnytter den fulde kapacitet.

I dag er langt de fleste HR systemer cloud-baseret. Det betyder, at det er let for virksomheden både at op- og nedskalere systemets kapacitet, så det matcher virksomhedens behov. Derfor skal særligt mindre virksomheder heller ikke være bange for at blive bundet af et komplekst og omkostningstungt system.

Opsummering

Et HR-system er ikke længere kun til de store virksomheder. Der findes i dag et hav af forskellige udbydere af HR-systemer, som kan tilpasses efter virksomhedens aktuelle behov. Med et modulopbygget HR-system kan en virksomhed også nøjes med de moduler, der er vigtige for virksomheden her og nu. For mindre virksomheder kan det være, at der kun er behov for en medarbejderdatabase, mens større virksomheder også har behov for et rekrutteringssystem, et modul til onboarding af nye medarbejder samt et medarbejderudviklingssystem.